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PARTE IV.
COMPONENTE COMUNICATIVO
La comunicación es un proceso esencial
para la vida de relación, gracias a ella los seres vivos garantizan su
supervivencia, pues pueden comprender las señales del medio, comportarse
adaptativamente según las situaciones y compartir información para salvaguardar
la existencia de otro o solicitar ayuda para la seguridad propia.
Tanto los animales superiores como el
hombre han desarrollado signos, gestos, símbolos e iconos que permiten
trasmitir mensajes que al ser interpretados posibilitan la supervivencia
individual y la construcción grupal en pro de un colectivo. La naturaleza ha
dotado a las especies de mecanismos de adaptación y de perpetuación,
entendiendo que no solo las funciones de alimentación y procreación pueden
garantizar la subsistencia animal, se requiere el poder de compartir datos del
medio para generar una ayuda mutua, es así que a través de la comunicación se
logra mantener la vida de cualquier especie.
Si bien es cierto, los diferentes
estudios desde la lingüística y la etología han podido confirmar que los
animales pueden emitir mensajes los cuales son interpretados por los miembros
de su especie, el ser humano es el único
ser vivo capaz de comunicarse. Aunque existen diferentes argumentos que
soportan esta afirmación, se puede sintetizar en dos premisas la diferenciación
del animal y del hombre en relación a la comunicación:
a. Los animales pueden emitir mensaje,
pero este es rígido e instintivo. Por ello, solo producen información coherente
a la supervivencia de su especie originado por procesos biológicos
instintuales. A diferencia, el ser humano crea información, la comparte con un
sentido que trasciende la naturaleza de su ser, trasformando la realidad del
medio, la realidad personal y la realidad colectiva mediante el lenguaje.
Hombre y mujer son creativos al comunicarse, elaborando pensamiento,
compartiendo emociones y expresando realidades interiores.
b. Los seres humanos pueden aprender y
evolucionar con sus sistemas de comunicación. Aunque el hombre y la mujer no
nacen con un sistema comunicativo definido, si poseen una disposición para
aprender la lengua en la que nacen, enriqueciendo mediante su experiencia (y
gracias a los procesos evolutivos) su lenguaje. Aun más, el ser humano puede
aprender lenguas diferentes a la nativa, ampliando el contexto comunicativo en
su relación con los demás. Por el contrario, los animales nace con un
repertorio instintual estático para comunicarse, por ello es limitado su
mecanismo de interacción con el entorno y los congéneres.
En conclusión, queda claro que todos
los seres vivos comparten información para su supervivencia, pero el ser humano
es el único capaz de comunicarse, condición que le ha permitido ubicarse en la
cima de las especies como el ser mas evolucionado en la naturaleza. Siendo
entonces la comunicación una capacidad por excelencia humana, cómo se puede
definir esta facultad.
1.
Concepto de comunicación
La comunicación es un proceso dinámico y
sistémico cuyo principal objetivo es transmitir información de un ser a otro.
Al profundizar un poco más sobre este concepto, la definición propuesta incluye
dos componentes que pocas accesiones consideran. Por un lado se habla que la
comunicación es un proceso dinámico, porque ella está en constante evolución,
construyéndose y reconstruyéndose a partir del uso funcional que la persona dé.
Será más rica la comunicación de quien más se comunique, pues el empleo de este
proceso lo potencializa. Además se puede afirmar que la comunicación es un
proceso sistémico, en el que cada uno de sus componentes influye en el
siguiente, generándose una interdependencia mutua que puede beneficiar o
entorpecer el acto comunicativo; entre más sincronizados estén los elementos de
la comunicación, mejor será el proceso comunicativo.
Como se menciona en el párrafo
anterior, la comunicación está integrada por diferentes elementos, los cuales
deben ser comprendidos a profundidad, ya que cada uno de ellos cumple un papel
esencial para la calidad de la información trasmitida.
1.1.
Elementos de la comunicación
La comunicación está compuesta por los
siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, código, canal y contexto.
*
Emisor. Es la entidad que se encarga de generar el mensaje, seleccionando no
solo la idea o información que desea trasmitir, sino también los signos y
símbolos a emplear para la emisión. En el caso de las personas, si la
comunicación es verbal, se exige que el emisor esté conciente de los datos a
trasmitir, sin embargo es de considerar que existe información no verbal que
puede ser emitida sin la intencionalidad del individuo.
*
Receptor. Se refiere al sujeto que capta la información recibida, interpretando
los signos y símbolos que el emisor trasmite. A diferencia del emisor, siempre
se requiere de la intencionalidad interpretativa del receptor para que se dé el
acto comunicativo, comprendiendo la información verbal, no verbal o escrita que
se emita.
*
Mensaje. Es la información escogida y trasmitida por parte del emisor y
canalizada al receptor, quien la interpreta. En el camino que recorre el
mensaje desde el emisor al receptor, pueden presentarse algunas afectaciones
que pueden tergiversar el contenido del mismo; de igual forma la interpretación
que haga el receptor puede ser diferente a la intención del emisor, por ello
entre mas objetivo sea el contenido del mensaje, más fiel será su
interpretación en relación al propósito del mismo.
*
Código. Conjunto de signos y reglas con los cuales se construye el mensaje,
elegido por el emisor y recibido por el receptor. El primero realiza un proceso
llamado codificación del mensaje y el segundo efectúa un trabajo de
descodificación. Para garantizar que el mensaje sea exacto tanto emisor como
receptor deben compartir el mismo código comunicativo.
*
Canal. Se refiere al medio físico por el cual se trasmite el mensaje. El canal
abarca tanto los sistemas naturales (luz, aire) como los medios tecnológicos
(teléfono, televisor, cámaras, internet). Todo mensaje, independiente del canal
empleado, es generando a través de los sistemas corporales del emisor (cuerdas
vocales, movimiento de las manos, gestos de la cara, por ejemplo) y captado por
los sentidos del receptor (vista, oído, tacto, entre otros).
*
Contexto. Condiciones socioculturales que rodean el acto comunicativo, median el
código empleado, las características del mensaje y la interpretación generada.
Estas circunstancias a veces son desconocidas al evaluar el mensaje, siendo un
error, pues el contexto encuadra el mensaje en una realidad temporal, espacial
y cultural.
El proceso comunicativo antes descrito
se grafica en el siguiente esquema:
2.
Barreras de la comunicación.
El acto comunicativo por sí solo, no
garantiza la efectividad de la comunicación. Por ello, tanto receptor como
emisor deben trabajar en mecanismos internos y externos que permitan que el
mensaje participante sea interpretado objetivamente, generando las conductas y
acciones para lo cual fue trasmitido.
Las barreras de la comunicación son interferencias
que al presentarse pueden distorsionar el mensaje, generando reacciones en el
receptor diferentes a lo que se esperaba desde la intencionalidad de
emisor, perdiéndose el sentido de la
comunicación.
Algunas barreras de la comunicación
son:
2.1.
Barreras físicas.
Condiciones que se presentan en el
medio ambiente, impidiendo que el mensaje sea captado, trasmitiéndolo con
distorsión o generando vacios en el contenido. Entre ellos se puede mencionar:
distancia física entre emisor y receptor, ruido en el entorno, falla en medios
de trasmisión (señal telefónica, interferencia internet).
Las barreras física están íntimamente
ligado al canal de trasmisión, por ello es fácilmente controlable por el emisor
y el receptor, exigiendo que ellos busquen mecanismos propicios para la
trasmisión del mensaje o la generación de medios alternos cuando se detectan
este tipo de obstáculo.
2.2.
Barreras semánticas
El contenido del mensaje es codificado
por el emisor, quien elige los códigos a emplear. Sin embargo, en muchas
ocasiones el receptor realiza interpretaciones erradas (no esperadas o
distorsionada) del mensaje del emisor, es aquí donde se presenta un problema
semántico.
Así, las barreras semánticas se
refieren a la distorsión del significado, sentido o interpretación que hace el
receptor en relación al mensaje transmitido. Este tipo de obstáculo
comunicativo es más presente cuando se analiza el lenguaje no verbal, que está
cargado de mucha subjetividad interpretativa por parte del receptor. En la
medida que el emisor sea preciso y emplee signos convencionales objetivos, se
disminuye la presencia de esta barrera.
2.3.
Barreras fisiológicas
Son propias del receptor y el emisor.
Estas barreras hacen referencia a alteraciones orgánicas, funcionales o anatómicas
de las personas que intervienen en la comunicación, afectando la trasmisión del
contenido o su captación. Un ejemplo de ello son la baja visión, dislalia,
dificultad en la escucha, problemas de escritura o discapacidad cognitiva.
2.4.
Barreras psicológicas
Se refiere a las características y
condiciones psíquicas del emisor y el receptor, que regulan la manera como se
expresa el mensaje y los procesos interpretativos de los mismos,
respectivamente.
Este tipo de obstáculo es el más
frecuente y el menos controlable, generando afectaciones graves en los procesos
comunicativos. Aquellos roces personales, prejuicios sociales, experiencias
desagradables pasadas y estados emocionales de los individuos matizan el
mensaje (en el caso del emisor) y juegan en su análisis (en el caso del
receptor), siendo circunstancias que alteran el contenido comunicativo.
2.5.
Barreras administrativas
Las barreras administrativas se
presentan en contextos organizacionales, caracterizándose por los mecanismos o
canales de transmisión de la información. Cuando en el ambiente laboral la
información no circula por todos los estamentos, se exige adaptación rápida a
cambios no comunicados, se supone que los colaboradores entienden las metas de
trabajo o cuando se trabaja bajo presión excesiva, se puede estar presentando
este tipo de obstáculo comunicativo.
3.
Comunicación efectiva en las organizaciones
A finales del siglo XX se acuñó el
término de comunicación asertiva, haciendo referencia al proceso en el que se
expresa una información de forma clara y precisa, respetando al otro y
entendiendo su perspectiva.
Desde esta definición, se transforma el
concepto estático de la comunicación, entendiendo que los sujetos que
intervienen en el acto comunicativo son activos. El emisor elabora un mensaje,
acción que implica un esfuerzo cognitivo y lingüístico por parte de él; el
receptor capta una información que va mas allá de la experiencia sensorial, él
debe trasformar los códigos en sentido, interpretando la información en un
proceso complejo que exige su atención y cognición.
Así, siendo dos actores los que
participan en forma dinámica en el proceso comunicativo, la comunicación
asertiva reconoce la importancia tanto del emisor y la intencionalidad del
mensaje, como la relevancia del receptor y la interpretación que él haga del
contenido trasmitido. Se comunica asertivamente quien es capaz de expresar de
manera clara y apropiada el mensaje, respetando el pensar y sentir del
receptor, defendiendo su postura sin atropellar o agredir al otro, presentando
fielmente la idea original que inició el acto comunicativo.
En este sentido, una comunicación
efectiva es aquella que se logra realizar con asertividad, pensando no solo que
quien comunica tiene la razón, sino comprendiendo que se debe emplear el canal
y los códigos adecuados para que el receptor comprenda lo trasmitido, sin
vulnerar sus derechos, dándole la oportunidad de disentir, como posibilidad de
aporte a la situación en cuestión.
En este orden de ideas, las
organizaciones que pretenden desarrollar una cultura de comunicación efectiva
deben considerar las siguientes premisas:
* El mensaje debe construirse en
función del receptor, no del emisor.
* La comunicación requiere de la acción
de ambos sujetos, por ello además de la trasmisión del mensaje por parte del
emisor, se requiere la realimentación explicita del receptor sobre la
información entendida.
* La información debe respetar las
características contextuales y situacionales de cada uno de los sujetos que
participan en el acto comunicativo. El problema no es lo que se dice, sino cómo
y cuándo se dice.
* Se debe emplear mecanismos objetivos
de trasmisión del mensaje, entre menos subjetivo sea el código, mayor
posibilidad hay de interpretar fielmente lo emitido.
El Colegio Ecológico de Floridablanca
como institución educativa, a la luz de los conceptos sobre comunicación,
reconociendo las barreras que se pueden presentar y entendiéndose como una
organización dinámica que busca calidad en sus procesos, propone generar
sistemas de comunicación efectiva que empleando mecanismos formales e
informales y usando las nuevas tecnologías de la información y la comunicación,
permita el desarrollo de su misión y la consecución de la visión institucional.
Es así, que el Colegio a través del PEI
se compromete a:
3.1. Mantener informada a la comunidad
educativa de los procesos académicos y administrativos de la institución,
haciéndola participe de las decisiones que promuevan el desarrollo
institucional.
3.2. Emplear los mecanismos adecuados
para que la comunidad comprendan la misión, visión, políticas, principios y
filosofía institucional, involucrándola como actor protagónico en la
consecución de estos propósitos institucionales.
3.3. Desarrollar canales comunicativos
formales e informales, tradicionales y tecnológicos, que permitan a cada uno de
los miembros de la comunidad educativa enterarse de los acontecimientos de la
vida institucional, respetando siempre las condiciones sociales, económicas,
educativas y culturales, que garanticen el acceso informativo.
3.4. Concebir a la comunidad educativa
como un emisor activo, estando atentos a los mensajes y comunicaciones que
trasmita, dando rápida y eficiente solución a las inquietudes expresadas.
3.5. Concebir a la comunidad educativa
como un receptor activo, procurando construir mecanismos de comunicación acorde
a sus condiciones y garantizando la efectividad de los procesos.
3.6. Respetar la variedad cultural,
social, educativa e idiosincrática de cada una de las diez sedes que conforman
la institución, construyendo mecanismos que, pese a la diversidad y la
distancia, permitan el acceso a los procesos académicos y administrativos del
colegio.
3.7. Promover sistemas comunicativos que
proyecten la variedad cultural, social y artística de las sedes del Colegio,
como representación emblemática del municipio.
3.8. Realizar un proceso de
identificación y diagnóstico de las barreras comunicativas presentes en la
organización, promoviendo el análisis oportuno de sus causas y generando una
intervención eficiente en los procesos comunicativos organizacionales.
3.9. Impulsar procesos comunicativos
asertivos y eficientes que mejoren las relaciones internas en el colegio y
promuevan vínculos productivos con el entorno.
3.10. Promover una cultura
comunicativa, comprendiéndola como un proceso dinámico y sistémico, que se
potencializa en su ejercicio y respeta la interdependencia entre los agentes
participantes.
3.11. Formar en procesos de
comunicación efectiva, motivando la asertividad como regla básica de
interacción entre cada uno de los miembros de la comunidad educativa.
3.12. Constituirse en modelo
comunicativo para las instituciones del sector educativo, siendo prototipo
regional en procesos efectivos de comunicación organizacional.
A nivel organizacional se han establecido
dos entes institucionales: área académica y área administrativa, cada una de
ellas interactúan mutuamente para brindar un servicio educativo de calidad. A
continuación se presentarán los sistemas de comunicación específicos en cada
una de ella
SISTEMA
DE COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVO Y DIRECTIVO
El Colegio Ecológico de Floridablanca
se constituye desde su PEI en una organización dinámica y en crecimiento
constante. Como estrategia de eficiencia organizacional posee un sistema de
comunicación abierto y crítico entre cada uno de los estamentos que la
integran.
Se concibe una comunicación abierta
porque los procesos institucionales promueven la libre participación de cada
uno de sus miembros, permitiendo la espontanea opinión y las generación de propuesta
innovadoras que permitan la consecución de las metas institucionales. En el
Colegio no existe rigidez organizacional ni verticalidad jerárquica,
posibilitándose el intercambio de ideas, la sana discusión y la interacción
entre cada uno de los miembros internos (administrativo, directivo, docente,
estudiantes) y externo (padres, sector productivo, aliados estratégicos,
egresados) enmarcado en un ambiente de respeto.
Se visualiza una comunicación crítica,
pues se permite desde la diferencia ideológica construir discusiones y
disertaciones conceptuales, pedagógicas y operativas que conduzcan al
desarrollo institucional. Enmarcado en los principios del PEI, se tiene en alto
valor el respeto a la diferencia, sirviendo esto como pilar para el disentimiento
y como base de la construcción colectiva.
A nivel administrativo y directivo, el
PEI del Colegio Ecológico de Floridablanca se caracteriza por permitir los
diferentes flujos de comunicación así:
*
Comunicación descendente. El PEI se constituye en el derrotero de trabajo institucional, en él se
plasma no solo lo que se desea, sino que estipula funciones y acciones para su
cumplimiento. Es tarea del equipo directivo y administrativo, mediante planes
estratégicos y seguimiento valorativo, dar el ordenamiento para que cada
miembro de la comunidad educativa se engrane, trabajando al unísono, asignando
líderes por áreas que apoye el trabajo de cada persona y den cuenta de la
gestión realizada.
*
Comunicación ascendente. Es claro que el ordenamiento organizacional no es estático, este debe
contextualizarse a las realidades del entorno, pues como institución educativa
se trabaja con personas, que desde la individualidad aportan elementos nuevos o
requieren manejos distintos. Aunado a esto, la cantidad de sedes y variedad
cultural, social y económica que en ellas se encuentran, permea las acciones
que desde lo directivo y administrativo se prevén. Desde esta consideración, el
PEI permite un flujo informativo desde la vivencia cotidiana del docente, el
estudiante, el padre de familia, el egresado (entre otros), el cual es
atentamente escuchado por las directivas, permitiendo reflexionar y tomar
decisiones concertadas con cada uno de los miembros que integra la
organización.
El flujo de comunicación ascendente
compartido con el flujo descendente permiten la realimentación constante del
PEI, habilitando operativamente su desarrollo y abriendo posibilidades de
trasformación y mejoras, pertinentes a las realidades de las sedes que
conforman el Colegio, con un marco integrador.
*
Comunicación horizontal. La realidad organizacional debe permitir procesos y toma de decisiones
ágiles, que enmarcados en los lineamientos del PEI promuevan su cumplimiento y
dé pronta solución a los requerimientos del quehacer educativo. Por ello, los
procesos internos permiten un flujo entre pares, invitando al trabajo de equipo
para el alcance de las metas y la solución de las dificultades que se
presenten.
La comunicación horizontal se observa
en el trabajo realizado entre coordinadores, entre docentes, entre estudiantes
y entre padres de familia, en estamentos como el Comité ejecutivo, reunión de
docente, Comisión de evaluación y promoción, Comisión de comportamiento,
Asamblea de padres, Asociación de padres, Asamblea de estudiantes, reunión de
equipo administrativo, entre otros. Estos espacios promueven la discusión en
equipo, trabajo mancomunado y el aporte entre iguales en la toma de decisiones
institucionales.
Expuesto de manera completa la
concepción de los procesos comunicativos en el Colegio Ecológico de
Floridablanca y las características que lo regulan, se pasará a explicar los
canales y medios empleados.
1.
Canales y medios formales de comunicación
La institución
cuenta con un manual de funciones que establece las tareas a desarrollar por el
personal administrativo del Colegio. De igual forma, se considera la
legislación respectiva (Decreto
Ley 2277 de 1979, Ley 734 de 2002 y Ley 1278 de 2002) que regula el
ejercicio docente y de los directivos docentes. Estos documentos son la base
del actuar personal y colectivo de los funcionarios y empleados de la
institución educativa, guiando a través de sus funciones el aporte que realizan
al Proyecto Educativo Institucional.
El pacto de
convivencia se constituye en otro medio formal en el que se amplía el
direccionamiento de las personas que conforman la comunidad educativa,
indicando los roles, mecanismos y estrategias de participación de los
estudiantes, padres, egresados y sector productivo, quienes se incluyen como
miembros activos del funcionamiento del colegio.
Los procesos institucionales de tipo
administrativo y académico son discutidos en órganos asesores a la rectoría, en
los cuales se realiza la planeación, evaluación, seguimiento y toma de
decisiones que contribuyen al desarrollo de las metas del Colegio, ellos son:
Consejo directivo, Consejo ejecutivo, Consejo Académico. La información ante
estos organismos es presentada por cualquiera de sus miembros o por
comunicación escrita de los integrantes de la comunidad educativa, siguiendo el
respectivo conducto regular contemplado en el pacto de convivencia. De cada
reunión realizada se elabora el acta respectiva, informando por resoluciones,
acuerdos o comunicados las decisiones tomadas y los mecanismos requeridos para
su cumplimiento.
Las decisiones de rectoría,
instrucciones de coordinación e informes de orientación escolar, son emitidas
por escrito; de igual forma las solicitudes y requerimientos formales
emplazados por dichos estamentos son presentadas al destinario mediante carta
formal. Finalmente se emplea el mismo mecanismo para los aportes y solicitudes
del personal docente y estudiantil a los diferentes estamentos institucionales.
Las comunicaciones de los miembros
externos de la comunidad educativa (egresados, padres de familia, sector
productivo e instituciones aliadas) hacia los docentes, directivos docentes y
personal administrativo se debe oficiar en carta original con dos copias, las
cuales sirve la primera para el destinatario, la segunda para el remitente y la
tercera para el archivo institucional. Se responde a estas solicitudes por
correspondencia, archivando la copia respectiva.
Considerando que se cuenta con diez
sedes que conforman el colegio, las decisiones institucionales se generan por
escrito y son publicadas en la cartelera en cada una de ellas, a la vista del
público en general para dar conocimiento a la comunidad educativa de los
procesos institucionales.
La internet es otro medio empleado en
el Colegio, enviando a docentes, directivos docentes y administrativos,
instrucciones escritas sobre lineamientos académicos y administrativos,
información general y convocatorias oficiales del ente territorial, manteniendo
mediante los correos electrónicos comunicación rápida y eficiente.
Finalmente el PEI con sus componentes
constitutivos: Teleológico, Pedagógico, Administrativo y Comunitario, se
constituyen en un recurso formal de comunicación que guía a cada uno de los
miembros de la institución al cumplimento de los propósitos institucionales.
2.
Canales y medios informales de comunicación
La comunicación en las organizaciones
deben tener un punto de equilibrio, permitiendo tanto mecanismos formales e
informales. Para el Colegio Ecológico de Floridablanca, la comunicación
informal se refiere a la información trasmitida verbalmente entre funcionarios
de la institución o de estos con respecto a los miembros externos de la
comunidad educativa. Engloba así todas aquellas acciones comunicativas que no
emplea los mecanismos formales antes descritos.
El principal medio informal de
comunicación empleado en el establecimiento educativo es el diálogo directo
entre las personas, el cual permite que el mensaje circule entre los miembros
de la comunidad educativa de manera espontanea, irrestricto y atribucional. Es
espontaneo porque cada persona conversa sobre el hecho de manera voluntaria,
sin temor a una amenaza real o potencial, tomando la iniciativa personal para
comentar sobre un hecho que considera es de interés del receptor y buscando
compartir sus propias apreciaciones sobre lo acontecido. Es irrestricto porque
la información expresada no tiene límites, involucrando en la narración hechos
objetivos y subjetivos, centrados a lo acontecido y alejado de ello,
permitiendo que el emisor exprese de manera abierta el suceso. Es atribucional
porque la información trasmitida está cargada de emociones y sentimientos, que
dan el tono subjetivo al suceso; cada quien describe el hecho a partir de
posiciones personales, sentimientos hacia las otras personas y juicios
valorativos individuales.
Si bien, en algunas organizaciones se
desvirtual la comunicación informal, pues puede llevar al rumor, que lesiona a
las personas y hace daño para el desarrollo de procesos organizacionales, en el
Colegio Ecológico de Floridablanca se reconoce la existencia de este tipo de
comunicación, potencializando su presencia como elemento que permite reconoce
el sentir individual y la construcción colectiva entorno a las vivencias
institucionales, el desarrollo del PEI y su aplicación especifico en cada sede,
en cada grado, en cada comunidad.
La comunicación informal sirve como
dato inicial que puede abrir oportunidades de reconocimiento de cómo se sienten
las personas y cómo viven el proyecto educativo, utilizándose como sistema de
retroalimentación y en algunos casos como indicador de alerta sobre análisis
más profundo de los hechos para la aplicación de planes de mejora. Al ser
integrado al sistema de comunicación formal, permite identificar realidades,
detectar falencias, apoyar aciertos y promover lazos entre las personas (o
solucionar dificultades entre ellas). En el PEI de la institución se reconoce
la existencia de este tipo de comunicación, pues su identificación permite
trabajar con la realidad del Colegio, haciendo frente a la afectividad, conflictos
y resistencias que regulan toda relación entre personas.
MEDIOS VIRTUALES. PLATAFORMA,
BLOG, WIKI, WHAT´S APP
La institución educativa debe contar
con mecanismos eficaces que comunique a docentes, estudiantes y padres de
familia sobre las actividades que se realizan al interior del colegio. Es así,
que el establecimiento cuenta con un boletín informativo que guiado por los
avances de las Tecnologías de la información y de la Comunicación (TICs) se
publica en la página web del colegio, para que todos los miembros de la
comunidad educativa se enteren mensualmente de los procesos desarrollados.
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